II.1. Activité organisationnelle et administrative

• Etablir le règlement intérieur du District et le soumettre au Comité de Santé du District.
• Contrôler l'organisation et de l'administration des services hospitaliers du District.
• Soutenir les formations sanitaires dans la délimitation de leur zone de rayonnement et la constitution de leur comité de santé.
• Soutenir les formations sanitaires dans la mise en place des Comités de Santé des Secteurs.
• Définir avec précision les limites administratives du District Sanitaire, en concertation avec les districts avoisinant et en respectant la politique nationale de découpage sanitaire.
• Veiller au respect des procédures de constitution, de convocation, de délibération et de mise en œuvre des Comités de Santé de District, des Comités de Santé des Centres de Santé et des Comités de Santé des Secteurs.
• Organiser la tenue des réunions du Comité de Santé de District selon le rythme et les procédures légales (établissement de l'ordre du jour, convocation, rapport…).
• Organiser les activités de santé (action de sensibilisation, campagne nationale…) se déroulant au niveau du district.
• Réunion de staff hebdomadaire.

II.2. Activité de concertation et de coordination

• Coordination de tous les services de Santé de l'Etat, non gouvernementaux ou privés existant au niveau du District.
• Organisation de réunions de concertation et de coordination entre les différents partenaires (nationaux ou non nationaux) agissant au niveau du district dans le domaine direct de la santé ou dans tout autre domaine ayant un lien avec la santé (agriculture, hydraulique, assainissement, éducation ...).
• Participations aux réunions de coordination avec les intervenants du niveau central et notamment les programmes et les différentes divisions du Ministère de la Santé.
• Participation aux réunions instaurées à l'initiative de la Région Sanitaire.

II.3. Activités de gestion opérationnelle

II.3.1. Gestion de l'information

Collecte, analyse et transmission des informations relatives à la santé :

• contrôle de la qualité et du retour des informations collectées ;
• enregistrement (manuel ou informatique) des informations sanitaires relevées au niveau du District (rapport d'activité mensuel des formations sanitaires, relevé épidémiologique hebdomadaire, résultats d'enquête) ;
• enregistrement des informations générales ayant une influence sur la santé de la population : points d'eau, taux de scolarisation, mouvements de population, informations socio-démographiques, indicateurs de sécurité alimentaire) ;
• définition des indicateurs à suivre au niveau du district et ceux à suivre au niveau du centre de santé, identifier les sources d'information pour chacun de ces indicateurs, déterminer la fréquence de leur collecte ;
• transcription sur cartes les informations sanitaires : découpage sanitaire, activités sanitaires, épidémies, zones à risques d'insécurité alimentaire …
• élaboration d'un dossier par formation sanitaire regroupant l'ensemble des informations sanitaires et générales recueillies ;
• analyse des indicateurs selon une méthode d'analyse et des mécanismes d'interprétation et de discussion des résultats, précédemment définis ;
• envoi mensuel au niveau de la Région Sanitaire des informations sanitaires récoltées sur l'ensemble du District ;
• élaboration d'un rapport trimestriel de l'état d'avancement du district ;
• élaboration d'un rapport annuel d'activité par district.

II.3.2. Gestion du personnel

• Gestion des conflits.
• Recensement et mise à jour régulière du personnel exerçant dans les formations sanitaires.
• Evaluation des besoins en personnel en fonction des exigences d'amélioration de la qualité des soins, de la politique nationale en matière de santé, des directives éditées par le Comité de Santé de District.
• Propositions et constitution des dossiers en rapport avec le recrutement, les sanctions, le licenciement, les mutations, les nominations aux postes de responsabilité du personnel des formations sanitaires, devant être soumis au Comité de Santé de District. En cas d'urgence en attendant les décisions du Comité de Santé de District ; prise de décision qui s'imposent dans le domaine de la gestion du personnel.
• Soutien au personnel dans le suivi de ses dossiers administratifs.
• Proposition au niveau du Comité de Santé du District des structures de salaires du personnel engagé par le District, le montant et les modalités d'attribution des différentes indemnités pour tout le personnel.
• Décision de la notation annuelle des personnels non cadres.

II.3.3. Gestion du matériel de fonctionnement et d'investissement

• Gestion quotidienne des stocks de matériel disponibles au niveau du District (entrées, sorties).
• Inventaire mensuel des stocks de matériel du bureau de District. Evaluation des besoins, qualification et valorisation des commandes.
• Elaboration de procédures d'acquisition (achat, donation), et de rétrocession (donation, vente) de matériel et de biens propres.
• Achat de matériel ou réception des donations pour le bureau de District, la pharmacie de District ou pour les formations sanitaires.
• Vente éventuelle de matériel propre au district.
• Livraison de matériel selon les procédures adoptées par le District (approvisionnement actif ou passif des formations sanitaires).
• Transfert de matériel vers et entre les formations sanitaires.
• Calcul des amortissements du matériel du bureau du District et aide au calcul des amortissements du matériel des formations sanitaires.
• Elaboration de procédures de destruction des équipements détériorés.
• Destruction du matériel endommagé selon les procédures instituées.
• Elaboration de procédures et règlements garantissant le bon entretien des équipements et des installations.
• Elaboration et mise en œuvre d'un plan de maintenance préventive des équipements (stock de pièces détachées, formation d'une équipe de maintenance…).
• Contrôle de la gestion et de l'entretien des biens par la formation sanitaire et le bureau de District.
• Réception des commandes chez les fournisseurs.

II.3.4. Gestion des imprimés et documents

• Gestion quotidienne des imprimés destinés à la distribution ou la vente aux formations sanitaires (entrée, sortie).
• Gestion quotidienne du matériel pédagogique et d'information utilisé à des fins d'alphabétisation ou d'éducation sanitaire.
• Inventaire régulier et valorisation des stocks.
• Relevé et analyse des consommations et des pertes du stock de District et des formations sanitaires.
• Valorisation des pertes du district.
• Elaboration de procédures d'acquisition (achat, donation), et de rétrocession (donation, vente) des documents ou imprimés.
• Qualification et valorisation des commandes du bureau du District auprès des fournisseurs ou du Ministère.
• Réception des commandes chez les fournisseurs ou au Ministère.
• Préparation et facturation des commandes faites par les formations sanitaires.
• Eventuellement livraison des commandes faites par les formations sanitaires (selon le circuit logistique choisi au niveau du District : approvisionnement actif ou passif des formations sanitaires).
• Elaboration de procédures de destruction des documents périmés ou détériorés.
• Destruction des fournitures endommagées ou n'ayant plus cours, selon la procédure instituée.

II.3.5. Gestion des médicaments

• Gestion quotidienne des stocks de la pharmacie de District (entrées, sorties).
• Inventaire physique régulier et valorisation des stocks.
• Relevé et analyse des consommations et des pertes de la pharmacie de District.
• Valorisation des pertes de pharmacie de District.
• Elaboration de procédures d'acquisition (achat, donation), et de rétrocession (donation, vente) des médicaments.
• Application de procédures de destruction des médicaments périmés, avariés, ou endommagés.
• Destruction des produits périmés, avariés ou endommagés de la pharmacie de District et des formations sanitaires, selon la procédure instituée.
• Quantification et valorisation des commandes de la pharmacie de District auprès des fournisseurs.
• Réception des commandes chez les fournisseurs.
• Contrôle du bon respect des procédures d'acquisition des biens par les formations sanitaires (procédure de commandes).
• Contrôle de la consommation des médicaments des formations sanitaires.
• Préparation et facturation des commandes faites par les formations sanitaires (selon le circuit logistique choisi au niveau du district : approvisionnement actif ou passif des formations sanitaires).
• Participation à l'élaboration, au contrôle et à l'adaptation des tarifs proposés dans le cadre du recouvrement de coût.
• Organisation des transferts entre les différentes formations sanitaires en cas de surplus a écoulé rapidement.
• Achat ou revente des produits dans le cadre des transferts.

II.3.6. Gestion des structures et des installations

• Evaluation régulière des besoins en construction ou réhabilitation des structures.
• Evaluation des besoins en installation électrique, alimentation en eau potable, système d'évacuation des déchets et eau usées des formations sanitaires du district.
• Etude de faisabilité locale des travaux nécessaires.
• Recueil des devis comparatifs.
• Constitution des dossiers de construction ou de réhabilitation.
• Contrôle des travaux de réhabilitation.
• Rapport annuel sur le programme de construction ou de réhabilitation.
• Elaboration et mise en œuvre d'un plan de maintenance préventive des bâtiments et des installations.

II.3.7. Gestion financière

• Comptabilité journalière des fonds alloués au fonctionnement du bureau de District. (entrées, sorties).
• Comptabilité journalière des fonds alloués au District dans le cadre de la réalisation des activités de programmes de santé (entrées, sorties).
• Rapport de trésorerie mensuel.
• Prévisions budgétaires mensuel.
• Suivi analytique de l'utilisation des fonds alloués au District, par catégorie des intervenants de fonds, et par bénéficiaire.
• Bilan financier semestriel.
• Rapports financiers réguliers destinés aux bailleurs de fond et au niveau central.
• Budgétisation des activités planifiées.
• Eventuellement, recherche active de financement.
• Supervision de la gestion financière des formations sanitaires du District (contrôle de rapports de trésorerie).
• Analyse de la faisabilité, de la fiabilité et étude de l'impact sur l'accessibilité financière du système de recouvrement de coût mis en place dans le District.
• Participation à l'élaboration au suivi et à l'adaptation des tarifs proposés dans le cadre de recouvrement de coût.

II.3.8. Gestion de la logistique

• Elaborer un règlement clair sur l'utilisation des véhicules.
• Elaborer les guides, directives ou outils nécessaires pour garantir l'utilisation rationnelle des véhicules.
• Organiser un circuit d'approvisionnement des biens (médicaments, équipements, mobilier) au sein du District.
• Planifier les déplacements de l'Equipe Cadre du District (transport des biens : équipements, médicaments ; déplacements dans le cadre de la supervision, de la formation, d'enquêtes …..).
• Planifier les déplacements du personnel de santé des FOSA du District (déplacements pour formation, enquête,...).
• Elaborer et mettre en ouvre un plan de maintenance préventive des véhicules.
• Superviser l'utilisation des véhicules (déplacements, kilométrage, respect des procédure …).

II.4. Supervision

• Supervision des activités du PMA, des actions préventives du PCA pratiquées au niveau de toutes les formations sanitaires publiques, privées ou conventionnées existant au niveau du District :
  • préparation à la supervision par l'analyse des informations générales et sanitaires récoltés par formation sanitaire (supervision management) ;
  • choix de priorités de supervision en fonction des problèmes et des actions prioritaires identifiées et des objectifs fixés au niveau national et au niveau du District ;
  • planification des activités de supervision (calendrier des visites sur le terrain) ;
  • visites de supervision des formations sanitaires publiques, privées ou conventionnées ;
  • rapport de supervision après chaque visite et discussion en groupe au niveau de l'Equipe Cadre ;
  • rétro-information systématique de la supervision au niveau de la formation sanitaire.
• Supervision des interventions apparentées à la santé : activités d'éducation sanitaires, sécurité alimentaire des ménages, approvisionnement en eau et assainissement.
• Organisation d'enquêtes (suspicion d'épidémie, enquête de couverture, …) d'études opérationnelles.

II.5. Formation

• Evaluation des besoins en formation continue, formation de base ou recyclage.
• Identification des personnes à former.
• Planification des différentes activités de formation.
• Eventuellement conception de modules ou adaptation de formations spécifiques.
• Formation continue des agents travaillant dans les formations sanitaires.
• Organisations d'ateliers, séminaires de formation sur des thèmes précis.
• Evaluation de la formation.

II.6. Planification/mise en œuvre/surveillance/évaluation

• Tenue annuelle d'un atelier de planification.
• Elaboration d'un plan d'action annuel du district en fonction des actions retenues comme prioritaires pour faire face aux principaux problèmes identifiés ; y inclure les besoins en ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à sa bonne réalisation tout en tenant compte :
  • des exigences en terme d'amélioration de la Qualité des Soins ;
  • de la Politique Nationale en matière de santé ;
  • des directives éditées par le Comité de santé de District.
• Soumission du plan d'action au Comité de Santé du District.
• Programmer, organiser et surveiller la mise en œuvre des activités de santé planifiées, tant celles visant à la réalisation des paquets minimum et complémentaire d'activité, que celles ayant traits à des interventions apparentées à la santé (éducation de l'adulte en matière de santé, sécurité alimentaire des ménages, approvisionnement en eau et assainissement).
• Etablir des procédures du suivi du plan d'action et évaluer régulièrement son niveau d'exécution quantitatif et qualitatif.
• Evaluation.
• Recherche action et recherche opérationnelle.