III. Profil de poste de l'équipe gestionnaire du district

III.1. Titre du poste : Médecin de District

• Qualification requise : Médecin de Santé Publique ou possédant une maîtrise en Santé Publique
• Tâches :
  • Activité organisationnelle et administrative :
    • Initier la création du Comité de Santé de District.
    • Participer à l'élaboration du règlement intérieur du District et le soumettre au Comité de Santé du District.
    • Organiser des réunions entre titulaires de centres de santé et responsables administratifs de Zones de Responsabilité mitoyennes, afin d'aider les formations sanitaires dans la délimitation de leur Zone de Responsabilité.
    • Participer à des réunions entre Directeurs de District, organisés par les Régions Sanitaires concernées, afin d'aider à la délimitation des Districts Sanitaires.
    • Assister les formations dans la mise en place des Comités de Santé.
    • Définir avec précision les limites administratives du District Sanitaire, en concertation avec les districts avoisinants et en respectant la politique nationale de découpage sanitaire.
    • Veiller au respect des procédures de constitution, de convocation, de délibération et de mise en œuvre des Comité de Santé des Centres de Santé et des Comités de Santé de Secteurs.
    • Organiser la tenue des réunions du Comité de Santé de District selon le rythme et les procédures légales (établissement de l'ordre du jour, convocation, rapport…).
    • Organiser, coordonner et superviser les activités de santé (action de sensibilisation, campagne nationale….) se déroulant au niveau du district.
  • Activité de concertation et de coordination :
    • Organiser des réunions de concertation et de coordination entre les différents partenaires (nationaux ou non nationaux) agissant au niveau du district dans le domaine direct de la santé ou dans tout autre domaine ayant un lien avec la santé (agriculture, hydraulique, éducation….).
    • Participer aux réunions de coordination avec les intervenants du niveau central et notamment les différents divisions et programmes du Ministère.
    • Participer aux réunions instaurées à l'initiative de la région Sanitaire.
  • Gestion du personnel :
    • En collaboration avec les superviseurs, évaluer les besoins en personnel en fonction des exigences d'amélioration de la qualité des soins, de la politique nationale en matière de santé, des directives éditées par le Comité de Santé de District.
    • En concertation avec l'équipe de superviseurs et l'administrateur gestionnaire, faire des propositions pour la constitution des dossiers en rapport avec le recrutement, les sanctions, le licenciement, les mutations, les nominations aux postes de responsabilité du personnel des formations sanitaires, devant être soumis au Comité de Santé de District. En cas d'urgence et en concertation avec les superviseurs et l'administrateur- gestionnaire, prendre toute décision qui s'impose dans le domaine de la gestion du personnel en attendant les décisions du Comité de Santé de District.
    • En concertation avec l'administrateur- gestionnaire, faire des propositions au niveau du Comité de Santé du District sur les structures de salaires du personnel engagés par le District, le montant et les modalités d'attribution des différentes indemnités pour tout le personnel.
    • En concertation avec les superviseurs et le gestionnaire, procéder à la notation annuelle du personnel non cadre.
    • Faire des propositions pour la constitution des dossiers en rapport avec le recrutement, les sanctions, le licenciement, les mutations, les nominations aux postes de responsabilité du personnel de l'Equipe de District, devant être soumis au Comité de Santé de District.
    • En cas d'urgence prendre toute décision qui s'impose dans le domaine de la gestion du personnel de l'Equipe de District en attendant les décisions du Comité de Santé de District.
    • Faire des propositions au niveau du Comité de Santé du District sur les structures de salaire du personnel engagé au niveau de l'Equipe du District, le montant et les modalités d'attribution des différentes indemnités pour tout le personnel.
    • Procéder à la notation annuelle du personnel de l'équipe de District.
  • Gestion des informations :
    • Superviser la bonne collecte, la bonne saisie et la bonne analyse de l'information par les superviseurs des Districts Sanitaires.
    • Superviser l'envoie de la saisie des rapports mensuels au niveau de la Région Sanitaire.
    • Superviser l'envoi hebdomadaire des informations épidémiologiques au niveau de la Région Sanitaire.
    • En collaboration avec les superviseurs, élaborer un rapport trimestriel sur l'état d'avancement des districts, et superviser son envoi au niveau de la Région Sanitaire.
    • En collaboration avec les autres membres de l'équipe, rédiger le rapport annuel d'activité de District, et répondre à toutes les demandes de rapports intermédiaires faites par le niveau central, ou les bailleurs de fond.
  • Gestion des imprimés et des documents, du matériel et des investissements, des médicaments :
    • Superviser la gestion des différents stocks gérés au niveau de la structure administrative du District (imprimés, matériel…).
    • Superviser la gestion des médicaments faite au niveau de la pharmacie de District.
    • Superviser et approuver l'ensemble des commandes faites au niveau du District (par le District, par l'hôpital, par les Centres de Santé), dans le but d'assurer un partage équitable des ressources et d'éviter les gaspillages et les ruptures de stock.
    • Donner son accord pour la destruction de toute fourniture endommagée ou tout médicament avarié ou périmé.
    • Donner son accord pour tout transfert de bine d'une structure à une autre.
  • Gestion des structures :
    • Avec les autres membres de l'Equipe du District, évaluer et planifier les besoins en réhabilitation.
    • Approuver les plans et les budgets de réhabilitation proposés.
    • Superviser le déroulement des travaux, et réceptionner les bâtiments.
    • Réceptionner les bâtiments construits ou réhabilités.
  • Gestion financière :
    • Superviser la gestion du District, (bureau et formations sanitaires).
    • Approuver les rapports de trésorerie, de prévisions budgétaires et les bilans financiers.
    • En collaboration avec les superviseurs, analyser la fiabilité et l'impact sur l'accessibilité financière de la population du système de recouvrement de coût mis en place dans le districts.
    • Participer avec les superviseurs, le gestionnaire de la pharmacie et l'administrateur gestion à l'élaboration ou à la modification des tarifications des soins et des médicaments.
  • Gestion de la logistique :
    • Superviser la bonne utilisation des moyens logistiques mis à la disposition du district.
  • Supervision/Evaluation :
    • Participer à la supervision des activités des formations sanitaires publiques, privés ou non gouvernementales (hôpitaux, centres de santé, cabinets privés….).
    • Organiser des réunions régulière du personnel de l'Equipe Cadre de district, pour discuter des problèmes organisationnels, évaluer l'état d'avancement des programmes et le niveau de la qualité des soins au niveau du District, et envisager les mesures à entreprendre pour faire face aux problèmes identifiés.
    • Entreprendre toutes démarches nécessaires avec les communautés et les responsables administratifs, pour le règlement de litige entre eux et la population locale.
    • Initiation et Organisation d'enquêtes opérationnelles.
  • Formation :
    • Avec la participation des autres membres de l'équipe, évaluer les besoins en formation.
    • Participer à l'élaboration des messages IEC concernant les activités de santé.
    • Participer à la conception de modules de formation.
    • Planifier, organiser et participer aux formations.
    • Assurer la formation continue des superviseurs de l'Equipe Cadre.
  • Planification :
    • Organiser un séminaire annuel de planification.
    • En concertation avec les autres membres de l'Equipe, les médecins hospitaliers et l'administrateur gestionnaire de l'hôpital, élaborer le plan d'action annuel, réviser régulièrement le plan d'action en cours d'année.
    • Soumettre le plan d'action annuel et l'évaluation du Plan d'action de l'année précédente au Comité de Santé du District.

III.2. Titre du poste : Superviseur polyvalent de district

• Qualification requise :
  • Formation de base infirmier A₁, avec expérience minimum de 2 ans comme titulaire d'un Centre de Santé.
  • Formation complémentaire : Formation en Soins de Santé primaire, en gestion financière et des médicaments, en gestion de personnel, en supervision intégrée, en planification et compétence en informatique (traitement de texte, tableur).
• Tâches :
  • Activité organisationnelle et administrative :
    • Participer à l'élaboration du règlement intérieur du District et le soumettre au Comité de Santé du District.
    • Participer aux réunions entre titulaires de centres de santé et responsables administratifs de Zone de Rayonnement mitoyennes, afin d'aider les formations sanitaires dans la délimitation de leur Zone de Rayonnement.
    • Participer aux réunions entre Directeurs de District, organisées par les Régions Sanitaires concernées, afin d'aider à la délimitation des Districts Sanitaires.
    • Assister les formations sanitaires dans la mise en place des Comités de Santé du Centre de Santé et des Secteurs (aide à l'identification des secteurs couverts, soutien dans la sensibilisation des communautés et des administratifs concernés par la mise en place de ces structures de gestion et la formation des membres des différents comités).
    • Veiller au respect des procédures de constitution, de convocation, de délibération et de mise en œuvre des Comités de Santé de District.
  • Activité de concertation et de coordination :
    • Participer aux réunions de concertation et de coordination entre les différents partenaires (nationaux ou non nationaux) agissant au niveau du District dans le domaine direct de la santé ou dans tout autre domaine ayant un lien avec la santé (agriculture , hydraulique, éducation…).
    • Participer aux réunions de coordination avec les intervenants du niveau central et notamment les différentes divisions et les différents programmes du Ministère.
    • Participer aux réunions instaurées à l'initiative de la Région Sanitaire.
    • Participer aux réunions du Comité de Santé de District.
    • Superviser et participer aux activités de santé (action de sensibilisation, campagne nationale, ….) se déroulant au niveau du district.
  • Gestion du personnel :
    • En collaboration avec le Médecin de District, évaluer les besoins en personnel en fonction des exigences d'amélioration de la qualité des soins, de la politique nationale en matière de santé, des directives éditées par le Comité de Santé de District.
    • En concertation avec le Médecin de District et l'administrateur-gestionnaire, faire des propositions pour la constitution des dossiers en rapport avec le recrutement, les sanctions, le licenciement, les mutations, les nominations aux postes de responsabilité du personnel des formations sanitaires, devant être soumis au Comité de Santé de District.
    • Avec le Médecin de District et l'administrateur-gestionnaire, participer aux prises de décision urgentes s'imposant dans le domaine de la gestion du personnel en attendant les décisions du Comité de Santé de District.
    • En concertation avec le Médecin du District et le gestionnaire, participer à la notation annuelle du personnel non cadre.
    • Faire des observations sur la constitution des dossiers en rapport avec le recrutement, les sanctions, le licenciement, les mutations, les nominations aux postes de responsabilité du personnel de l'Equipe de District, devant être soumis au Comité de Santé de District.
  • Gestion des informations :
    • Assurer la collecte, analyse et transmission des informations relatives à la santé.
    • Contrôler de la qualité et du retour des informations collectées.
    • Enregistrer (enregistrement manuel ou informatique) les informations sanitaires relevées au niveau du District (rapport d'activité mensuel des formations sanitaires, relevé épidémiologique hebdomadaire, résultats d'enquête…).
    • Enregistrer des formations générales ayant une influence sur la santé de la population : points d'eau, scolarisation, informations socio- démographiques….).
    • Constituer un dossier de supervision par formation sanitaire regroupant l'ensemble des informations générales et sanitaires recueillies.
    • Analyser les indicateurs de suivi.
    • Assurer l'envoi mensuel au niveau de la Région Sanitaire des informations sanitaires récoltées sur l'ensemble du District.
    • Participer à l'élaboration du rapport trimestriel de l'état d'avancement des districts.
    • Participer à l'élaboration du rapport annuel d'activité par District, ou à l'élaboration de tout rapport intermédiaire demandé par le niveau central, ou les bailleurs de fond.
  • Gestion des imprimés et documents, du matériel et investissement et des médicaments :
    • Superviser la consommation et les commandes des cartes de santé, afin d'assurer un partage équitable des ressources et d'éviter les gaspillages et les ruptures de stock.
  • Gestion des structures :
    • Participer à l'évaluation des besoins en réhabilitation, superviser l'avancée des travaux entrepris.
    • Participer à la supervision des travaux.
  • Supervision/évaluation :
    • Superviser l'ensemble du Paquet Minimum d'Activité, ainsi que les activités préventives réalisées dans le cadre de l'hôpital.
    • En collaboration avec le Médecin de District, analyser la fiabilité et l'impact sur l'accessibilité financière de la population du système de recouvrement de coût mis en place dans le District.
    • Participer avec le Médecin de district, le gestionnaire de la pharmacie et l'administrateur- gestionnaire à l'élaboration ou à la modification des tarifications des soins et des médicaments.
    • Apporter son soutien au titulaire de santé dans ses démarches auprès de la communauté et des responsables administratifs.
    • Participer aux enquêtes opérationnelles.
    • Participer aux réunions régulières du personnel de l'Equipe Cadre de District, pour discuter des problèmes organisationnels, évaluer l'état d'avancement des programmes et le niveau de la qualité des soins au niveau du district, et envisager les mesures à entreprendre pour faire face aux problèmes identifiés.
  • Formation :
    • Avec la participation du Médecin de district, de l'administrateur-gestionnaire et du gestionnaire en pharmacie, évaluer les besoins en formation.
    • Participer à la conception de modules de formation.
    • Participer à l'élaboration des messages IEC concernant les activités de santé.
    • Avec le Médecin de District, assurer les formations organisées au niveau du District.
  • Planification :
    • Participer au séminaire annuel de planification.
    • Participer avec les autres membres de l'Equipe à l'élaboration du plan d'action annuel et réviser régulièrement le plan d'action en cours d'année.
    • Avec les autres membres de l'Equipe, participer à l'évaluation du niveau d'atteinte des objectifs du Plan d'action.

III.3. Titre du poste : Administrateur-Gestionnaire

• Qualification requise : Formation de niveau A₁ en gestion et administration
• Tâches :
  • Gestion du personnel :
    • Recenser et mettre à jour régulièrement la liste du personnel exerçant dans les formations sanitaires.
    • Participer à l'évaluation des besoins en personnel en fonction des exigences d'amélioration de la qualité des soins, de la politique nationale en matière de santé, des directives éditées par le Comité de Santé de District.
    • Participer aux prises de décisions en rapport avec le recrutement, les sanctions, le licenciement, les mutations, les nominations aux postes de responsabilité du personnel des formations sanitaires, devant être soumis au Comité de Santé de District.
    • Constituer les dossiers de personnel en rapport avec le recrutement, les sanctions, le licenciement, les mutations les nominations aux postes de responsabilité du personnel des formations sanitaires, devant être soumis au Comité de District.
    • Suivre les dossiers administratifs du personnel.
    • Participer à la réflexion menée au niveau de l'Equipe du District, sur les structures de salaire du personnel engagé par le District, le montant et les modalités d'attribution des différentes indemnités pour tout le personnel.
    • Participer à la notation du personnel administratif et comptable des formations sanitaires.
  • Gestion des imprimés et documents :
    • Assurer la gestion quotidienne des imprimés destinés à la distribution ou à la vente aux formations sanitaires (entrée, sortie).
    • Procéder à l'inventaire régulier et à la valorisation des stocks.
    • Relever et analyser les consommations et des pertes du stock de District et des formations sanitaires.
    • Valoriser les pertes du District.
    • Quantifier et valoriser les commandes de la pharmacie de District auprès des fournisseurs ou du Ministère.
    • Recevoir les commandes chez les fournisseurs ou au Ministère.
    • Préparer et facturer les commandes faites par les formations sanitaires.
    • Eventuellement, organiser les livraisons des commandes faites par les formations sanitaires (selon le circuit logistique choisi au niveau du district : approvisionnement actif ou passif des formations sanitaires).
    • Détruire les fournitures endommagées ou n'ayant plus cours, selon la procédure instituée.
  • Gestion du matériel et des investissements :
    • Assurer la gestion quotidienne des stocks de matériel disponibles au niveau du District (entrées, sorties).
    • Procéder à l'inventaire des stocks de matériel.
    • Procéder à l'inventaire annuel des biens des formations sanitaires et du bureau de district.
    • Evaluer les besoins, quantifier et valoriser les commandes.
    • Procéder à l'achat de matériel ou à la réception des donations pour le bureau de district ou pour les formations sanitaires.
    • Assurer la vente éventuelle de matériel.
    • Organiser les livraisons de matériel selon les procédures adoptées par le District (approvisionnement actif ou passif des formations sanitaires).
    • Organiser les transferts de matériel vers et entre les formations sanitaires.
    • Calculer les amortissements du matériel de bureau du District et aider au calcul des amortissements du matériel des formations sanitaires.
    • Détruire le matériel endommagé selon les procédures instituées.
    • Contrôler la gestion et l'entretien des biens par la formation sanitaire et le bureau de district.
    • Réceptionner les commandes chez les fournisseurs.
  • Gestion des structures :
    • Evaluer régulièrement les besoins en construction ou réhabilitation des structures.
    • Etudier la faisabilité locale des travaux nécessaires.
    • Recueillir des devis comparatifs.
    • Constituer les dossiers de construction ou de réhabilitation.
    • Rapport annuel sur le programme de construction ou de réhabilitation.
  • Gestion financière :
    • Superviser la comptabilité journalière des fonds alloués au fonctionnement du bureau de District (entrées, sorties).
    • Superviser la comptabilité journalière des fonds alloués au District dans le cadre de la réalisation des activités de programmes de santé (entrées, sorties).
    • Approbation du rapport de trésorerie mensuel du bureau administratif.
    • Participer aux prévisions budgétaires trimestrielles du bureau administratif.
    • Assurer le suivi analytique de l'utilisation des fonds alloués au District, par catégorie de bailleurs de fond, et par bénéficiaire.
    • En collaboration avec le comptable et le gestionnaire de la pharmacie de District, élaborer le rapport de bilan financier semestriel. En collaboration avec le comptable, le gestionnaire de la pharmacie de District, élaborer des rapports financiers réguliers et à la demande, destinés aux bailleurs de fond et au niveau central.
    • En collaboration avec le comptable, budgétiser les activités planifiées.
    • Participer avec le Médecin Directeur de District à la recherche active de financement locaux.
    • Participer à l'analyse de faisabilité, de la fiabilité et de l'impact sur l'accessibilité financière de la population, du système de recouvrement de coût mis en place dans le District.
    • Participer à la détermination, le suivi et l'adaptation des tarifs proposés au niveau du District dans le cadre du recouvrement de coût.
  • Gestion de la logistique :
    • Organiser le circuit d'approvisionnement des biens (médicaments, équipement, mobilier….) au sein du District.
    • Gérer les déplacements de l'Equipe Cadre du district (supervision, formation, enquête….).
    • Gérer les déplacements du personnel de santé du District (déplacements pour formation, enquête,….).
  • Supervision/Evaluation :
    • Participer à la supervision de la gestion financière des formations sanitaires du District (contrôle de rapports de trésorerie reçus, visites des formations sanitaires…).
  • Formation :
    • Participer à l'évaluation des besoins en formation continue, formation de base ou recyclage, en gestion.
    • Participer à l'identification des personnes à former en gestion/comptabilité.
    • Participer à la conception de modules de formation. q Participer à l'organisation d'ateliers, séminaires de formation sur des thèmes touchant à la gestion.
  • Planification des activités du district :
    • Participer à l'atelier de planification. q Participer avec les autres membres de l'Equipe, à l'élaboration du plan d'action annuel et réviser régulièrement le plan d'action en cours d'année.
    • Avec les autres membres de l'Equipe, participer à l'évaluation du niveau d'atteinte des objectifs du Plan d'action.

III.4. Titre du poste : Comptable

• Qualification requise : Niveau secondaire avec formation en comptabilité
• Tâches :
  • Assurer la comptabilité journalière des fonds alloués au fonctionnement du bureau de District (entrées, sorties) :
    • Délivrer les bons de dépenses sur ordre de paiement de l'administrateur gestionnaire ou du Médecin de District, et procéder au décaissement.
    • Tenir à jour le journal des recettes et des dépenses.
    • Tenir à jour le registre caisse-banque.
    • Numéroter et classer tous les justificatifs de dépenses.
  • Assurer la comptabilité journalière des fonds alloués au District dans le cadre de réalisation des activités des programmes de santé (entrées, sorties).
  • Elaborer le rapport de trésorerie mensuel du bureau administratif.
  • Participer aux prévisions budgétaires trimestrielles du bureau administratif.
  • Assurer la comptabilité analytique de l'utilisation des fonds alloués au District, par catégorie de bailleurs de fond, et par bénéficiaire.
  • En collaboration avec l'administrateur-gestionnaire, le comptable et le gestionnaire de la pharmacie de District, élaborer le bilan financier semestriel.
  • En collaboration avec l'administrateur-gestionnaire et le gestionnaire de la pharmacie de District, participer à l'élaboration de rapports financiers réguliers et à la demande, destinés aux bailleurs de fond et au niveau central.
  • En collaboration avec l'administrateur-gestionnaire, participer à la budgétisation des activités planifiées.

III.5. Titre du poste : Gestionnaire de la pharmacie de District

• Qualification requise : Infirmier A₂ avec une formation complémentaire en gestion des médicaments
• Tâches :
  • Gestion des médicaments :
    • Gestion quotidienne des stocks de la pharmacie de District (entrées, sorties).
    • Inventaire physique régulier et valorisation des stocks.
    • Relevé et analyse des consommations et des pertes de la pharmacie de District et des formations sanitaires.
    • Valorisation des pertes de la pharmacie de District.
    • Destruction des produits périmés et endommagés de la pharmacie de District et des formations sanitaires, selon la procédure instituée.
    • Quantification et valorisation des commandes de la pharmacie de District auprès des fournisseurs et de la centrale d'achat.
    • Réception des commandes chez les fournisseurs ou à la centrale d'achat.
    • Contrôle du bon respect des procédures d'acquisition des biens par les formations sanitaires (procédures de commandes).
    • Contrôle de la consommation des médicaments des formations sanitaires.
    • Préparation et facturation des commandes faites par les formations sanitaires.
    • Organisation des transferts entre les différentes formations sanitaires en cas de surplus ou de rupture de stock.
    • Achat ou revente des produits dans le cadre des transferts.
  • Gestion financière :
    • Participer à l'élaboration de la tarification des médicaments vendus au niveau des structures.
  • Formation :
    • Participer à l'évaluation des besoins en formation continue, formation de base ou recyclage, en gestion pharmaceutique.
    • Participer à l'identification des personnes à former.
    • Participer à la conception d'éventuels modules de formations spécifiques.
    • Participer à la formation continue des agents travaillant dans les formations sanitaires.
    • Participer aux ateliers, séminaires de formation sur le thème de la gestion en pharmacie.
  • Planification des activités du district :
    • Participer à l'atelier annuel de planification.
    • Participer avec les autres membres de l'Equipe, à l'élaboration du plan d'action annuel et réviser régulièrement le plan d'action en cours d'années.
    • Avec les autres membres de l'Equipe, participer à l'évaluation du niveau d'atteinte des objectifs du Plan d'action.

III.6. Titre du poste : Secrétaire/dactylographe

• Qualification requise :
  • Formation de base : Secrétaire A₂
  • Formation complémentaire : Compétence en informatique : Traitement de texte et tableur
• Tâches :
  • Recevoir les visiteurs.
  • Assurer la permanence téléphonique.
  • Dactylographier le courrier, les comptes rendus de réunion et les rapports du District.
  • Diffuser le courrier, les comptes rendus de réunion et les rapports du District.
  • Recevoir et archiver le courrier, les comptes rendus de réunions et les rapports du District.
  • Gérer la bibliothèque du District.

II. Normes d'équipement

Les normes d'équipement des structures sanitaires du district de santé au Rwanda

L'équipement des structures comporte deux catégories de matériel eu égard à la durée de son utilisation.

La première catégorie concerne le matériel à usage unique ou celui dont l'usage n'est pas durable. Ce matériel, dit "MATERIEL CONSOMMABLLE ou RENOUVELABLE", est classé dans le chapitre premier. Il est réquisitionné et géré comme tout produit pharmaceutique.

La deuxième catégorie reprend le matériel durable qui entre dans l'inventaire annuel des avoirs de toute formation sanitaire. Ce matériel, appelé "EQUIPEMENT MEDICAL D'INVESTISSEMENT", est reproduit dans le chapitre deuxième. Les normes d'équipement médical spécifient, pour chaque matériel, la qualité et la quantité nécessaires à chacun des deux échelons du niveau périphérique (District de Santé) en tenant compte d'une population de 20 000 habitants pour un Centre de Santé, et de 200 000 habitants pour un Hôpital de District.